晋城博物馆藏品档案管理及备案制度

第一章 总则

1.目的

为规范晋城博物馆藏品档案管理,确保藏品信息的完整性、准确性和安全性,根据《中华人民共和国文物保护法》、《博物馆藏品管理办法》、《文物藏品档案规范》等法律法规,结合本馆实际,制定本制度。

2.适用范围

适用于晋城博物馆所有入藏文物、标本及艺术品的档案建立、管理、备案及相关更新工作。

第二章 藏品档案建立

1.档案形式

档案建立要求:珍贵文物应“逐件建档”,遵循“一物一档”原则,内容严格按照相关规定做到完善详尽。

一般文物应遵循“以件为主,批次为辅”原则,一般情况按照“逐件建档”要求建立档案,但允许简化内容;同批出土或来源相同、材质工艺相同的一般文物,可建立批次档案,但需在档案中逐件编号并简要描述。

纸质档案:统一格式整理成册,存放档案室妥善保管。

电子档案:以全国第一次可移动文物普查信息登记表为标准格式录入藏品信息;同时,在现实条件允许的情况下录入晋城博物馆电子藏品管理系统,定期备份。

2.档案内容

藏品档案包括但不限于以下内容:

文物藏品登记表:文物基础信息:名称、类别、年代、材质、尺寸、重量、来源(征集/捐赠/发掘等)、入藏时间、藏品编号。

历史与艺术价值:人物传略、形态特征、工艺技法。

影像资料:高清照片(正面、侧面、细节)。

保存状态:现状描述、完残程度描述。

流转记录:历次展览、借出、修复、鉴定等动态信息以及原始凭证。

藏品编目卡:藏品基础信息及照片

可移动文物资源资产信息卡:藏品基本信息、财务信息、管理信息

第三章 备案流程

本年度新增藏品需在第二年4月30日前完成档案建立、备案工作。

根据《文物藏品定级标准》,一级、二级、三级文物需逐级备案上报至省级行政主管部门和国家文物局;一般文物向市级文物行政主管部门备案。

备案材料包括:《博物馆藏品总登记账》、藏品档案、藏品入资产证明。

第四章 档案管理与安全

1.保管要求

纸质档案存放于专门的藏品档案室;电子档案上传录入晋城博物馆藏品管理电子系统中,每半年导出一次更新数据到硬盘进行备份。

设立藏品档案查阅制度。本单位工作人员查阅档案应根据保管研究科相关制度办理查阅审批手续,查阅人员不得将纸质档案带离档案室。外来人员申请查阅藏品纸质档案的,需由单位法人批准后方可查阅。

第五章 监督与责任

1.定期检查

每年对档案完整性、系统安全性进行一次全面核查。

2.责任追究

对档案造假、信息泄露或管理失职行为,依法依规追究相关人员责任。

第五章 监督与责任

1.定期检查

每年对档案完整性、系统安全性进行一次全面核查。

2.责任追究

对档案造假、信息泄露或管理失职行为,依法依规追究相关人员责任。

第六章 附则

本制度由晋城博物馆解释,未尽事宜参照国家文物局相关规定。

本制度自发布之日起施行,原有规定与本制度冲突的以本制度为准。

晋城博物馆

2025年7月