一、藏品接收

一是其他部门移交藏品(如:公安、海关、考古挖掘等)。接收此类部门移交藏品时,需由移交部门出具藏品移交清单以及鉴定意见,由移交部门经办人和接收部门藏品征集员、账务管理员、库房管理员四方共同办理藏品移交、暂存手续。待账管员统一编号后,再行办理藏品登记和正式入库手续。

二是征集购买。征集购买时,由销售方和接收部门藏品征集员、账务管理员、库房管理员四方共同办理藏品移交、暂存手续。待账管员统一编号后,再行办理藏品登记和正式入库手续。

三是捐赠。接收无偿捐赠时,由接收部门藏品征集员会同部门负责人、账管员初步确定是否接收。如确定不接收的,藏品退回捐赠人,并向捐赠人说明原因。如确定可以接收的,由藏品征集员和捐赠人办理捐赠移交手续,并向捐赠人发放捐赠证书。如捐赠物品存疑需要进一步确定时,由接收部门向学术委员会提出意见申请。待学术委员会确定可以收藏时,再由藏品征集员和捐赠人办理捐赠移交手续,并向捐赠人发放捐赠证书。藏品接收后,由藏品征集员向库房管理员办理藏品暂存手续,待账管员统一编号后,办理正式入库手续。

对于确定为不适合收藏的捐赠物品,如捐赠人执意要求留下的,藏品征集员以捐赠人送交的方式接收,不发放捐赠证书。送交的物品经登记后移交账务管理员、库房管理员,存于标本室妥善保存。

二、藏品登记入账。

一是藏品入账流程。所有接收的藏品在办理移交和暂存手续的同时,藏品征集员需向账务管理员提供《接收藏品清单》和《意见表》,有利于账务管理员将藏品信息及时入账。

完成入账工作后,账务管理员将《新增藏品清单》与库房管理员交接,一式两份。双方签字确认后,库房管理员按照藏品类别入库管理。藏品入库后,入库凭证交回账务管理员,由账务管理员整理藏品资料入文物档案室妥善保管。

二是建档备案。在一批藏品入库后,账务管理员应尽快完成藏品编目、建档工作。整理藏品资料入文物档案时,应按照“一批一档”原则,将征集过程中所有原始资料整理归档,健全完善藏品征集档案统计、归类、管理。

三是藏品账务报表规范。藏品账目每半年由账务管理员与库房管理员核对后上报科室。报表内容包括:藏品入档情况、藏品总数、新增藏品数量、新增藏品清单、类别、来源、藏品提展、归还、外借的情况。

三、藏品入库分类、妥善保存。

一是藏品暂存。藏品暂存需有库管的《暂存单》方可入周转库。已办理暂存手续的藏品,应在相应的时限内完成藏品登记和正式入库手续。3件以内的藏品一周内完成入库;10件以内的藏品一周内完成入库;10件以上100件以内的藏品一个月内完成入库;100件以上500件以内的藏品三个月内完成入库。500件以上数量较大的藏品由账务管理员向部门负责人、分管领导说明情况给出解决方案后再实施。

二是藏品入库。在账务管理员将藏品入账后,库房管理员将及时分类入库、妥善保存。随之更改库房藏品位置表,填写《藏品入库单》,并及时将《藏品入库单》交由账务管理员入文物档案室妥善保管,形成闭环。

三是库房账目报表规范。库房账目每半年由库房管理员与账务管理员核对后上报科室。报表内容包括:库房藏品总数量;新增入库藏品数量;新增入库藏品清单、类别、来源;藏品出库、归还、外借的情况。

2024年10月17日